Privacyverklaring VvE-portaal

Wat het portaal over u bewaart, wie het ziet en hoe u het kunt laten wissen.

Wie is verantwoordelijk?

Uw VvE is verantwoordelijk voor de gegevens van haar leden. Het portaal wordt geleverd door vvekit.nl, een dienst van Lumensquared. Lumensquared verwerkt de gegevens alleen in opdracht van uw VvE. Het portaal is gebouwd met AI (Claude).

Welke gegevens?

• Uw e-mailadres en wachtwoord (het wachtwoord alleen versleuteld), om in te loggen.
• Uw appartementnummer, breukdeel en rol (eigenaar of bestuur). Uw naam alleen als het bestuur die invult.
• De voorschotten en andere betalingen van uw appartement, zoals die op het bankafschrift van de VvE staan: datum, bedrag en omschrijving. Rekeningnummers worden niet opgeslagen.
• Stemmen per appartement bij een ledenvergadering.

Waarvoor?

Alleen voor het beheer van uw VvE: de administratie, de voorschotten, het reservefonds, het onderhoud en de ledenvergadering. Een VvE is wettelijk verplicht dit bij te houden. We gebruiken uw gegevens niet voor reclame en verkopen ze niet.

Wie ziet ze?

Alleen de leden van uw eigen VvE die een account hebben. Uw e-mailadres en uw betalingen ziet alleen het bestuur (of de beheerder); andere leden zien alleen de totalen van de VvE. Alleen het bestuur kan gegevens wijzigen. De gegevens staan bij Supabase in Frankfurt (Europese Unie). De website en de koppelingen draaien bij Cloudflare.

Vera, de AI-assistent op de openbare website, kan niet in het portaal kijken. Vera in het portaal krijgt bij een vraag ook de vergaderingen, notities en stemmen per appartement uit het portaal mee, zonder namen. Anthropic en Resend zijn Amerikaanse bedrijven; gegevens die naar hen gaan, kunnen buiten de Europese Unie worden verwerkt. Vragen die u aan Vera stelt, gaan naar Anthropic om een antwoord te maken; noem daar geen namen of adressen.

Stelt u in het portaal onder Stukken een vraag over een stuk (zoals de splitsingsakte), dan gaan dat stuk en uw vraag naar Anthropic. Anthropic bewaart het stuk hooguit 7 dagen om volgende vragen goedkoper te beantwoorden en gebruikt het niet om modellen te trainen. Upload daarom geen stukken met persoonlijke gegevens van buren, zoals notulen met namen.

Berichten die u via het portaal aan het bestuur stuurt, zijn alleen zichtbaar voor u en voor het bestuur of de beheerder van uw VvE. Het bestuur kan ze verwijderen. Mailt u naar het e-mailadres van uw VvE, dan komt die mail via een doorstuurdienst (ImprovMX) bij het bestuur binnen. Stuurt u een bericht via het portaal, dan leest Vera (AI van Anthropic) het samen met de stukken van uw VvE en geeft u direct een eerste antwoord. Uw naam en e-mailadres gaan daarbij niet mee.

Mailt u als lid naar het e-mailadres van uw VvE, dan gaat die mail ook naar Vera. De mail komt via Resend (een verzenddienst) binnen, staat daarna als bericht in het portaal en Vera (AI van Anthropic) mailt u een eerste antwoord op basis van de stukken van uw VvE. Uw naam en e-mailadres gaan niet naar Anthropic, maar wat u zelf in de mail schrijft wel. Mails van mensen die geen lid zijn, beantwoordt Vera niet.

Hoe lang?

Uw account en contactgegevens blijven zolang u eigenaar bent, of tot u vraagt ze te wissen. De boekhouding van de VvE moet 7 jaar bewaard blijven; daarin kunnen betalingen van uw appartement blijven staan.

Uw rechten

• Inzien: onder Mijn account, kopje Mijn gegevens, ziet u wat over u is opgeslagen.
• Verbeteren: vraag het bestuur van uw VvE.
• Wissen: dien onder Mijn account een verzoek in. Het bestuur wist dan uw naam en e-mailadres en verwijdert uw account, binnen een maand.
• Klagen: bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Vragen over privacy: alv@vvekit.nl. Zie ook de voorwaarden. Laatst bijgewerkt: oktober 2026.