Handleiding VvE-portaal

Alles over het portaal van het Totaalpakket: inloggen, wat u als eigenaar ziet, en hoe het bestuur de VvE bijhoudt. Het portaal werkt op de telefoon, tablet en computer, in elke gewone browser.

1. Inloggen

U logt in met het e-mailadres dat het bestuur bij uw appartement (of parkeerplaats, berging) heeft gezet. Er zijn twee manieren:

• Met een e-maillink. Kies op het inlogscherm "Log in met een e-maillink", vul uw e-mailadres in en open de link in de mail die u krijgt. De mail komt van "VvE-portaal" (portaal@vvekit.nl). Geen mail? Kijk in uw map met ongewenste mail.
• Met een startwachtwoord van het bestuur. Het bestuur kan een account voor u maken en geeft u dan persoonlijk een startwachtwoord. Bij de eerste keer inloggen kiest u zelf een nieuw wachtwoord; het startwachtwoord kent het bestuur namelijk ook.

Na het inloggen kunt u onder Mijn account een wachtwoord instellen. Dan heeft u de volgende keer geen mail meer nodig. Ziet u na het inloggen "Uw e-mailadres staat nog bij geen enkele VvE", vraag het bestuur dan om uw adres bij uw appartement te zetten.

2. Wat u als eigenaar ziet

Bovenin staan tabbladen. Als eigenaar kunt u alles bekijken, maar niets wijzigen. Alleen het bestuur wijzigt.

• Overzicht: het saldo van de betaalrekening en het reservefonds, hoeveel eigenaren deze maand hun voorschot betaalden, de volgende vergadering, wat er op een besluit van het bestuur wacht, en wat Vera bij de controle opviel.
• Geld: uw eigen voorschot per maand, wat er van u binnen is en of u achterloopt, de begroting en de bankmutaties. U ziet alleen uw eigen betalingen en de algemene uitgaven. Betalingen van buren ziet alleen het bestuur; in de saldi tellen ze wel mee.
• Onderhoud: het meerjarenonderhoudsplan (MJOP): wat wanneer aan de beurt is en wat het kost.
• Vergadering: geplande en gehouden ledenvergaderingen met agenda, voorstellen, de uitslag van stemmingen en de notulen.
• Stukken: de splitsingsakte, het reglement, notulen en polissen. Hier stelt u ook vragen aan Vera over de stukken.
• Berichten: stuur het bestuur een bericht. Alleen u en het bestuur zien het.
• Leden: de appartementen met breukdeel, naam en rol. E-mailadressen van buren ziet alleen het bestuur.

Onder Mijn account ziet u welke gegevens over u in het portaal staan. Daar kunt u ook vragen om uw gegevens te wissen.

3. Voor het bestuur: de VvE inrichten

Bestuursleden zien extra knoppen en het tabblad Instellingen. Bij een nieuwe VvE doet u dit één keer:

1. Instellingen: vul de naam in, de soort eenheden (appartementen, parkeerplaatsen, bergingen, bedrijfsruimten), het boekjaar, de herbouwwaarde (staat meestal op de opstalpolis) en de saldi van de betaalrekening en het reservefonds op 1 januari.
2. Eenheden: zet onder Leden alle appartementen erin, of meerdere in één keer. Bij Instellingen, eenheden aanpassen wijzigt u per eenheid het nummer, het breukdeel, de naam, het e-mailadres en de rol (eigenaar of bestuur). Breukdeel: vul alleen de teller in, bijvoorbeeld 12 bij 12/1000, of 1 als iedereen gelijk is. Het portaal deelt zelf door het totaal.
3. Eigenaren toegang geven: zet het e-mailadres bij hun eenheid, maar alleen als zij dat goed vinden. Zij kunnen dan zelf inloggen met een e-maillink. U kunt ook bij Leden op "Account maken" tikken; u krijgt dan een startwachtwoord dat u persoonlijk doorgeeft, niet per mail.

Laat u liever Vera het werk doen? Zet eerst de stukken erin (zie Stukken en Vera) en kies "Laat Vera de gegevens invullen".

4. Geld: bankafschrift, voorschotten en begroting

• Bankafschrift inlezen: download in uw bankapp de transacties als CSV-bestand. Dit werkt meestal met ING, Rabobank, ABN AMRO, bunq, SNS en Triodos. Kies onder Geld "Bankafschrift inlezen (CSV)". U ziet eerst een voorbeeld, met per regel de post en het appartement. Daarna kiest u "Importeren". Mutaties die er al in staan worden overgeslagen, en rekeningnummers worden niet opgeslagen.
• Posten: elke mutatie hoort bij een post, zoals Voorschot, Reservefonds, Opstalverzekering of Overig. Bij een voorschot hoort ook het appartement. U kunt de post per regel veranderen. Een losse mutatie toevoegen kan ook.
• Begroting: voeg per kostenpost het bedrag per jaar toe. Het portaal telt de storting in het reservefonds erbij en rekent het voorschot per appartement uit: (begroting + reservering) × breukdeel ÷ 12.
• Achterstanden: onder Geld ziet het bestuur per appartement wat verwacht is, wat binnen is en het verschil. Vera meldt achterstanden op het Overzicht.

5. Onderhoud en reservefonds

Zet onder Onderhoud per onderdeel (dak, schilderwerk, cv, liftkeuring) het jaar waarin het laatst is gedaan, hoe lang het meegaat en wat het kost. Het portaal rekent uit wanneer het weer aan de beurt is en hoeveel er per jaar opzij moet. Zonder onderhoudsplan geldt een wettelijk minimum van 0,5% van de herbouwwaarde per jaar. Meer uitleg staat op de pagina Reservefonds.

6. De ledenvergadering en stemmen

1. Kies onder Vergadering "Vergadering plannen". Er staat een standaardagenda klaar, die u kunt aanpassen.
2. Voeg de voorstellen toe waarover gestemd wordt.
3. Tijdens de vergadering tikt u per appartement voor, tegen, blanco of afwezig aan. Het portaal telt naar breukdeel en toont de uitslag bij een gewone meerderheid. Welke meerderheid echt nodig is, staat in uw reglement.
4. Schrijf de notulen in het notitieveld. Leden zien ze daarna onder Vergadering.

Besluiten tussendoor zet u op het Overzicht onder "Wacht op het bestuur". Een bestuurslid keurt goed of wijst af met één tik.

7. Stukken en Vera

• Stukken uploaden (bestuur): PDF, tot 20 MB. Upload alleen stukken die alle leden mogen zien. Notulen met namen of andere persoonlijke gegevens van buren horen er dus niet in.
• Vragen aan Vera (iedereen): kies een stuk of "Alle stukken" en stel uw vraag, bijvoorbeeld "Wie betaalt de reparatie van de voordeur?". Vera noemt waar het antwoord staat. Controleer belangrijke antwoorden altijd in het stuk zelf. Vera is een AI (Claude, van Anthropic); de stukken en uw vraag gaan daarvoor naar Anthropic.
• Gegevens laten invullen (bestuur): Vera zoekt in de stukken naar breukdelen, begroting, saldi, herbouwwaarde, vergaderingen en onderhoud. U ziet eerst een voorstel, vinkt aan wat klopt en kiest "Aangevinkte gegevens overnemen". Vera wijzigt zelf niets.

8. Berichten en het mailadres van de VvE

• Berichten: een eigenaar stuurt het bestuur een bericht onder Berichten. Vera geeft meteen een eerste antwoord uit de stukken, met een AI-label erbij. Het bestuur ziet alle berichten, antwoordt zelf en zet ze op afgehandeld.
• Mailadres van de VvE: het bestuur kan onder Instellingen een adres als naamvanuwvve@vvekit.nl kiezen. Mail naar dat adres gaat naar alle bestuursleden met een e-mailadres. Als het bestuur verandert, wordt dat vanzelf bijgewerkt.
• Vera antwoordt op mail van leden: mailt een eigenaar naar dat adres, dan krijgt hij een eerste antwoord van Vera, en de mail staat ook onder Berichten. Vera antwoordt alleen op mail van het e-mailadres dat bij een eenheid staat, en alleen als die mail aantoonbaar echt van de afzender komt. Het bestuur krijgt de mail altijd zelf ook.

9. Privacy en veiligheid

• Elke VvE ziet alleen haar eigen gegevens. De gegevens staan bij Supabase in Frankfurt (Europese Unie).
• Alleen het bestuur kan wijzigen. Eigenaren zien hun eigen betalingen en de totalen, niet de betalingen of e-mailadressen van buren.
• Veiligheidskopie: zie hieronder.
• Lees de volledige privacyverklaring van het portaal.

Veiligheidskopie maken en terugzetten (bestuur)

Het portaal kan alle gegevens van uw VvE in één bestand zetten: eenheden met namen en e-mailadressen, geld, begroting, onderhoud, vergaderingen, stemmingen, akkoorden en berichten. De PDF-stukken zitten er niet in; bewaar die apart.

Kopie maken

1. Ga naar Instellingen en scrol naar Veiligheidskopie.
2. Tik op Kopie downloaden. Op iPhone of iPad vraagt Safari of u het bestand wilt downloaden: tik op Download. Het bestand komt in de app Bestanden, map Downloads.
3. Bewaar het op een veilige plek, zoals iCloud Drive of OneDrive. Doe dit bijvoorbeeld elke maand en altijd vóór grote wijzigingen.

Kopie terugzetten: alle gegevens van de VvE worden vervangen door die uit het bestand. Wat daarna is ingevoerd, verdwijnt. Daarom gaat het in drie stappen:

1. Kies bovenaan de juiste VvE, ga naar Instellingen, open Kopie terugzetten en kies het bestand. Het portaal laat zien van welke VvE en van welk moment de kopie is. Controleer dat goed: kies de kopie van vóór de fout.
2. Stap 1, verplicht: tik op Kopie van de huidige stand downloaden. Zo kunt u altijd terug naar hoe het nu is. Pas daarna wordt de knop van stap 2 actief.
3. Stap 2: tik op Nu terugzetten en bevestig. U ziet een melding met het aantal eenheden, mutaties en vergaderingen.

Lukt het niet, dan verandert er niets. Accounts van eigenaren blijven bestaan. Let op: de bestandsnaam bevat de datum en tijd waarop de kopie is gemaakt. Kies dus niet zomaar het nieuwste bestand, want dat is vaak de kopie die u in stap 1 net heeft gemaakt.

10. Veelgestelde vragen

Ik krijg geen inlogmail.

Kijk in uw ongewenste mail. Controleer of het bestuur precies dit e-mailadres bij uw eenheid heeft gezet. Na een paar pogingen kunt u even geen nieuwe link aanvragen; gebruik dan de laatste mail die u kreeg.

Ik ben mijn wachtwoord vergeten.

Log in met een e-maillink en kies onder Mijn account een nieuw wachtwoord.

Ik zie de betalingen van mijn buren niet.

Dat klopt. Die ziet alleen het bestuur. In de saldi en totalen tellen ze wel mee.

Kan Vera iets betalen of wijzigen?

Nee. Vera leest, rekent en doet voorstellen. Het bestuur beslist en wijzigt zelf. Het portaal betaalt niets en heeft geen toegang tot de bankrekening.

Wie helpt me als ik er niet uitkom?

Mail naar alv@vvekit.nl.