Notulen van de ledenvergadering: voorbeeld

Notulen leggen vast wat de eigenaren hebben besloten. Ze zijn belangrijk: bij een verkoop vraagt de notaris er vaak naar, en bij onenigheid zijn ze het bewijs van wat er is afgesproken. Hieronder staat een voorbeeld voor een kleine VvE.

Wat moet er in ieder geval in?

• datum, plaats en tijd van de vergadering;
• wie aanwezig was, wie een volmacht had gegeven en hoeveel stemmen dat samen zijn;
• per agendapunt het besluit, en bij een stemming hoeveel stemmen voor en tegen;
• wie welke actie uitvoert, en wanneer.

Een woordelijk verslag is niet nodig. Kort en duidelijk is beter.

Voorbeeldtekst

Notulen van de ledenvergadering van
Vereniging van Eigenaars [naam], [adres]
KvK-nummer: [nummer]

Datum: [datum], aanvang [tijd]
Plaats: [plaats]
Voorzitter: [naam]
Notulist: [naam]

1. Opening en aanwezigen
Aanwezig: [namen en appartementen], samen [aantal] van de [totaal] stemmen.
Bij volmacht vertegenwoordigd: [naam] door [naam].
Afwezig: [namen].
De voorzitter stelt vast dat de vergadering volgens het reglement besluiten kan nemen.

2. Notulen vorige vergadering
De notulen van [datum] worden zonder wijzigingen vastgesteld.

3. Jaarrekening [jaar]
De penningmeester licht de jaarrekening toe.
[De kascommissie / Naam] heeft de stukken gecontroleerd en vond geen bijzonderheden.
Besluit: de jaarrekening wordt vastgesteld. Het bestuur krijgt decharge.
Stemming: [aantal] voor, [aantal] tegen.

4. Begroting [jaar] en voorschot
Besluit: de begroting wordt vastgesteld. Het voorschot wordt per [datum]
€ [bedrag] per maand per appartement (volgens breukdeel).
Stemming: [aantal] voor, [aantal] tegen.

5. Reservefonds en onderhoud
Stand reservefonds op [datum]: € [bedrag].
Besluit: de jaarlijkse storting wordt € [bedrag], volgens [het MJOP / de 0,5%-regel].
Gepland onderhoud: [onderdeel], verwacht in [jaar].

6. Bestuur
[Naam] treedt af en wordt herbenoemd / [Naam] wordt benoemd tot bestuurder.

7. Rondvraag
[Vragen en antwoorden in één zin.]

8. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om [tijd].

Actiepunten
- [Actie], door [naam], vóór [datum].

Vastgesteld in de vergadering van [datum].
Voorzitter: [naam]          Notulist: [naam]

Tips

• Stuur de conceptnotulen binnen een paar weken naar alle eigenaren, ook naar wie er niet was.
• Bewaar alle notulen bij elkaar, digitaal en op één vaste plek. Ze zijn jarenlang nodig.
• Kijk in het reglement hoe de stemmen worden geteld: per appartement of naar breukdeel.
• Moet de vergadering nog worden uitgeschreven? Gebruik de voorbeelduitnodiging en de ALV-checklist.