Uitnodiging voor de ledenvergadering: voorbeeld

Een kleine VvE vergadert minstens één keer per jaar. Hieronder staat een voorbeeldtekst die u kunt kopiëren en aanpassen.

Waar moet de uitnodiging aan voldoen?

• Verstuur de uitnodiging op tijd. De termijn staat in het splitsingsreglement; vaak is dat minimaal 15 dagen.
• Noem datum, tijd en plaats.
• Voeg de agenda toe. Over onderwerpen die niet op de agenda staan, kan de vergadering meestal geen geldig besluit nemen.
• Stuur de stukken mee: de jaarrekening, de begroting en eventuele voorstellen.
• Leg uit hoe iemand die niet kan komen een volmacht geeft.

Controleer altijd uw eigen reglement, want dat kan andere termijnen of eisen bevatten.

Voorbeeldtekst

Aan de eigenaars van [adres],

Hierbij nodigt het bestuur u uit voor de jaarlijkse vergadering van de
Vereniging van Eigenaars [naam VvE].

Datum: [dag datum]
Tijd:  [tijd]
Plaats: [adres of online link]

Agenda
1. Opening en vaststellen van de agenda
2. Notulen van de vorige vergadering
3. Jaarrekening [jaar] en verslag van de kascommissie
4. Decharge van het bestuur
5. Begroting [jaar] en vaststellen van de maandelijkse voorschotten
6. Reservefonds en meerjarenonderhoudsplan
7. Voorstellen voor onderhoud
8. Benoeming bestuur en kascommissie
9. Rondvraag en sluiting

Bijgevoegd: jaarrekening, begroting en de notulen van de vorige vergadering.

Kunt u niet komen? Dan kunt u een andere eigenaar schriftelijk machtigen
om namens u te stemmen. Stuur de volmacht vóór de vergadering naar het bestuur.

Met vriendelijke groet,
[naam], namens het bestuur

Na de vergadering

Stuur de notulen rond en pas de voorschotten aan als de begroting is gewijzigd. Hoe u die berekent, leest u op de pagina voorschot berekenen.