Een slapende VvE weer op gang brengen

Veel kleine VvE's bestaan alleen op papier: geen vergadering, geen bankrekening, geen reservefonds. Dat is niet erg zolang niemand iets vraagt, maar bij lekkage, schilderwerk of de verkoop van een appartement wordt het opeens een probleem. Zo zet u de VvE weer op de rails.

Is uw VvE slapend?

Een VvE ontstaat automatisch zodra een gebouw in appartementsrechten is gesplitst. U hoeft haar dus niet op te richten: ze bestaat al, ook als niemand er iets mee doet. Herkent u twee of meer van deze punten, dan slaapt uw VvE:

• er is al jaren geen ledenvergadering geweest;
• de VvE heeft geen eigen bankrekening, of er staat bijna niets op;
• niemand weet wie er in het bestuur zit;
• de VvE staat niet (of met oude gegevens) in het Handelsregister van de KvK;
• onderhoud wordt geregeld "wie het eerst gaat lekken, betaalt".

Stap 1: zoek de stukken op

De splitsingsakte en het splitsingsreglement bepalen de breukdelen, wie wat betaalt en hoe er gestemd wordt. Heeft niemand ze meer, dan kunt u een kopie opvragen bij het Kadaster. Vraag ook na of het gebouw al een opstalverzekering heeft en op wiens naam die staat.

Stap 2: controleer de inschrijving bij de KvK

Een VvE moet ingeschreven staan in het Handelsregister. Zoek uw VvE op via de zoekfunctie van de KvK. Staat ze er niet in, of staan er bestuurders in die al lang verhuisd zijn, dan regelt het (nieuwe) bestuur de inschrijving of wijziging.

Stap 3: open een bankrekening op naam van de VvE

Bijdragen van de eigenaren horen op een rekening van de VvE, niet op de privérekening van een buurman. Veel banken vragen daarvoor een KvK-uittreksel en de notulen waarin het bestuur is benoemd. Daarom komt stap 4 vaak eerst.

Stap 4: houd een eerste ledenvergadering

Nodig alle eigenaren schriftelijk uit. Op de agenda van die eerste vergadering horen in elk geval:

• de benoeming van een bestuur (bij een klein gebouw is één of twee bestuurders genoeg);
• een begroting voor dit jaar en het maandelijkse voorschot per appartement;
• afspraken over het reservefonds;
• de opstalverzekering.

Gebruik onze voorbeelduitnodiging, de ALV-checklist en het notulenvoorbeeld. Kijk in het reglement hoeveel eigenaren aanwezig moeten zijn om geldige besluiten te nemen.

Stap 5: begin met reserveren

Sinds 2018 moet elke VvE jaarlijks geld opzij zetten voor groot onderhoud. Zonder onderhoudsplan geldt als minimum 0,5% van de herbouwwaarde per jaar. Lees hoe dat werkt in hoeveel moet een kleine VvE reserveren? en hoe u met een paar uur werk zelf een eenvoudig MJOP maakt. Reken daarna het voorschot per appartement uit.

Waarom nu, en niet pas bij problemen?

Wie een appartement verkoopt, krijgt van de makelaar of notaris vragen over de VvE: is er een reservefonds, zijn er recente notulen, is er een onderhoudsplan? Een slapende VvE kan een verkoop vertragen. Ook als er onverwacht groot onderhoud nodig is, moet zonder reservefonds iedereen in één keer bijbetalen.